آشنایی کامل با ERP

علم ERP

ERP از آخرین ابزارهای مدیریتی است که می‌تواند اطلاعات موجود در سازمان را با استفاده از IT در تمام حوزه‌های فعالیت سازمان را یک‌پارچه و منسجم جمع‌آوری کند و این اطلاعات و نتایج حاصل از آن را در اختیار استفاده‌کنندگان آن در سطوح مختلف سازمان قرار دهد. ERP از ثمره‌های جدید در زمینه IT در یک دهه گذشته است و با پیشرفت مداوم در این زمینه به سرعت در حال دگرگونی و تکامل است.

برای ERP تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریبا همه یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه:

• یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط یک سیستم به‌هم در کنترل مدیران قرار می‌دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه‌ریزی و عملیات سازمان را مدیریت کنند.
• نرم‌افزار‌هایی که داده‌های موجود در سراسر یک سازمان را یکپارچه می‌کنند و در زمان مناسب در اختیار کاربرانی قرار می‌دهند که به آن نیاز دارند. چنین سیستمی به تمامی افراد یک مجموعه اجازه می‌دهد تا با هماهنگی با هم کار کنند، حتی اگر میان آن‌ها مرزهای جغرافیایی وجود داشته باشد.
• ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
• ERP یک فکر، فن‌آوری و سیستم برای مدیریت با کارآیی بالا روی منابع مختلف در کل یک سازمان است. این نوع مدیریت از طریق یک‌پارچه کردن فعالیت‌ها، در جهت بالا بردن کارآیی و بهره‌وری سازمان و افزایش رضایت و ارزش مشتری انجام می‌گیرد. ERP تمام مراحل عملیاتی یک فرآیند را در سازمان نمایش می‌دهد.
• .سیستم یک‌پارچه اطلاعاتی برنامه‌ریزی منابع سازمان.
• ERP یک علم و فن برای مدیریت منابع است.
• یک راه حل نرم‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یک‌پارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.
• مجموعه‌ای از سیستم‌های مکانیزه برای ارائه‌ی راه حل جامعی برای عملکرد اتوماتیک یک سازمان.
• سیستم‌های ERP، سیستم‌های اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و فرآیندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان‌ها را در درون واحدهای سازمانی و بین آن‌ها و روابط آن‌ها با خارج سازمان یک‌پارچه می‌کند .
• ERP سیستم اطلاعاتی یکپارچه‌ای است که فرایندهای اصلی و فعالیت‌های عمده‌ی سازمان یا شرکت را پشتیبانی کرده و امکان برنامه‌ریزی و کنترل منابع سازمان را فراهم می‌آورد.
• ERP ، با ابزارهای کامپیوتری که به کار می‌گیرد، سرعت و دقت فرایند را تسریع می‌کند.

سابقه‌ی تاریخی ERP

مفهوم ERP برای اولین بار در دهه 1960 به وجود آمد. و تا سال 1972، ERP درهیچ طبقه‌بندی خاصی قرار نمی‌گرفت . در سال 1972، پنج تن از مدیران IBM از سمت خود استعفا داده و برای تحقق مفهوم ERP، شرکت (SAP) را تأسیس کردند و امروزه یکی از پیشگامان جهانی نرم‌افزارهای ERP به شمار می‌روند.» (روش ، 1383)

ERP در واقع نسل جدیدی از سیستم‌های اطلاعاتی است که (MIS) نسل قدیمی‌تر آن به حساب می‌آید. برای درک بهتر این موضوع، بی فایده نیست که نگاهی به تاریخچه سیستم‌های اطلاعاتی بیندازیم.

به طور کلی روند رشد و تغییر سیستم‌های کامپیوتری را می‌توان به سه نسل تقسیم کرد :

نسل اول : سیستم‌های جزیره‌ای

از دهه 60 میلادی به بعد، با ارزان‌تر شدن کامپیوترها و تجهیزات آن (در آن زمان هنوز کامپیوترهای Mainframe یکه تاز دنیای کامپیوتر بودند) و همچنین با توجه به قدرتی که این سیستم‌ها در پردازش اطلاعات از خود نشان می‌دادند. شرکت‌های بزرگ مایل به استفاده از این سیستم‌ها شدند. در مرحله‌ی اول این سیستم‌ها بیشتر در مکان‌هایی که پردازش اطلاعات مهم بود، مورد استفاده قرار می‌گرفتند. امور مالی، محاسبه‌ی حقوق و دستمزد و انبارداری از این نوع سیستم‌ها است. روند رو به‌گسترش استفاده از کامپیوترها به‌خصوص در دهه‌ی 70 میلادی با پا به عرصه گذاشتن کامپیوترهای شخصی وارد دوره جدیدی شد. در این دوره علاوه بر قدرت محاسباتی کامپیوترها، ظرفیت نگهداری اطلاعات آن‌ها و سرعت دسترسی به این گونه اطلاعات نیز مورد توجه قرار گرفت. در دهه‌ی 80 میلادی با فراگیر شدن کامپیوترهای شخصی حتی مؤسسات کوچک نیز قادر به اتوماسیون سیستم‌های خود بودند. هر چند راه‌اندازی چنین سیستم‌هایی نیاز به پرداخت هزینه‌های آن داشت ولی خیلی زود باعث کاهش شدید هزینه‌های بخشی که از این سیستم‌ها استفاده می‌کردند، می‌شد. در این دوره هر بخش سازمان دارای سیستم‌های کامپیوتری بود و این سیستم‌ها مستقل از یکدیگر به کار خود مشغول بودند، به همین دلیل این سیستم‌ها را سیستم‌های جزیره‌ای می‌خوانند. با توضیحاتی که داده شد این سیستم‌ها دارای خصوصیات زیر هستند :

1. ارتباط قوی اطلاعاتی بین آن‌ها نیست، وجود طراحی‌های مستقل و نامرتبط باعث شده که گردش اطلاعات در هر سیستم محصور به خودش باشد و فقط در بعضی حالات یک ارتباط ضعیف و پر دردسر به صورت «ارسال رکورد» بین آن‌ها وجود داشته باشد.
2. چاق و تنبل هستند، به مرور زمان مشخصات آن‌ها تغییر کرده و طیف وسیعی از نیازهای کاربران سیستم را می‌پوشانند و در عین حال تغییرات در آن‌ها به سختی انجام می‌شود. همین‌طور بخشی از وظایف و اهداف سیستم‌های دیگر را به صورت ناقص پوشش می‌دهند. به عنوان نمونه در یک سیستم فروش بعضی از فعالیت‌های مالی از قبیل رسیدگی به حساب‌های دریافت و پرداخت خریداران انجام می‌شود که طبعاً جزء وظایف سیستم حسابداری است.
3. نسبت به اهداف و فعالیت‌های تجاری شرکت واگرا هستند به عبارت دیگر هر کدام هدف خاصی را دنبال می‌کنند و برآیند آن‌ها با اهداف کلی شرکت تجاری منطبق نیست. هر کدام از سیستم‌ها داده‌های مربوط به خود را پردازش می‌کنند و این داده به دلیل عدم ارتباط فیزیکی و منطقی با یکدیگر متناقض هستند و بنابراین امکان استنتاج اطلاعات جدید به صورت ترکیبی از اطلاعات دو یا چند سیستم میسر نمی‌باشد. (در بحث هدایت و رهبری یک سازمان به سمت یک هدف استراتژیک، همواره ترکیبی از اطلاعات هر یک از سیستم‌ها نیاز است)
4. هزینه‌ی نگهداری و پشتیبانی آن‌ها زیاد است، به دلیل استفاده از تکنولوژی قدیمی و پیچیده‌تر شدن نیازهای کاربران، همواره پیاد‌سازی بعضی نیازها یا مشکلات تکنولوژیکی و طراحی مستلزم صرف وقت و هزینه زیادی است . بعضی نیازهای جدید منجر به تغییر در طراحی کلان سیستم و یا دارای اثر جانبی روی سایر بخش‌های سیستم است.
5. وجود افزونگی و کارهای تکراری در فعالیت سیستم‌ها . همان‌گونه که اشاره شد به مرور زمان در هر یک از سیستم‌های جزیره‌ای تغییراتی اعمال می‌گردد که به دلیل استقلال طراحی هر کدام و عدم ارتباط فیزیکی با یکدیگر به صورت تکراری و موازی در خواهند آمد.

نسل دوم – سیستم‌های استخراج اطلاعات

در دهه 90 میلادی با گسترش استفاده از کامپیوترهای شخصی کم کم استفاده از شبکه‌های محلی در سازمان‌ها نیز مرسوم شد. در اینجا بود که مدیران به کمبود سیستمی برای تهیه گزارشات لازم از میان انبوه اطلاعات سیستم‌های جزیره‌ای موجود در سازمان‌شان پی بردند. این کمبودها باعث به‌وجود آمدن سیستمی به نام MIS یا سیستم اطلاعات مدیریت شد. این سیستم سرآغاز روند تکامل سیستم‌های تجاری نسل دوم بود. سیستم‌های دیگر این نسل عبارتند از : سیستم اطلاعات بهم پیوسته (IIS) ، سیستم اطلاعات اجرایی (EIS) ، سیستم اطلاعات سازمانی (CIS) و سیستم باز شرکت‌ها (EWS) . با استفاده از این سیستم‌ها مؤسسه‌ها توانستند ، کارکرد درون سازمانی خود را بهبود بخشند. که این بهبود باعث کاهش شدید هزینه ها، در دسترس بودن اطلاعات برای مدیران، تعریف ساختارهای اجرائی، سرعت بخشیدن به اجرای کار در درون سازمان و موارد مشابه دیگر شد. در مجموع این سیستم‌ها برای جمع آوری اطلاعات موجود در سطح سازمان تهیه شده بودند و در دوره خود به خوبی به مدیران خدمت کردند.

نسل سوم – سیستم‌های تسهیل کننده

با به پایان رسیدن دهه 90 و آغاز هزاره‌ی جدید میلادی، مدیران هوشیار شرکت‌ها و مؤسسات به این نتیجه رسیدند که حالا با استفاده از کامپیوتر می‌توانند یک قدم از جمع آوری اطلاعات جلوتر رفته و نسبت به ساده کردن روال کارهای درون سازمانی و جلوگیری از کارهای تکراری در برای بهره‌وری کامل از نیروی انسانی، منابع مالی و دیگر منابع مورد استفاده سازمان پیشرفت کنند. اگر بخواهیم روند رشد این گونه سیستم‌های تسهیل کننده را در نظر بگیریم به ترتیب عبارتند از : برنامه‌ریزی تدارکات موارد اولیه (MRP) ، برنامه‌ریزی منابع تولید (MRPII) ، برنامه‌ریزی منابع مالی) (MRPIII ، برنامه‌ریزی منابع سازمانی(ERP) » (کاوا رایانه ، 1382)

با توجه به این تاریخچه ، مشاهده می‌شود که ERP در واقع ادامه راه MIS می‌باشد. لیکن نیازی نیست که هر سازمان دقیقاً تمام این مسیر را پله به پله طی کند. بلکه می‌تواند مستقیماً وارد مقوله ERP شود.این موضوع برای سازمان‌هایی که هنوز MIS خود را راه‌اندازی نکرده اند بسیار مفید است و باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود.

علت گرایش سازمان‌ها به ERP

برای مکانیزه کردن سازمان بصورت یک‌پارچه یعنی ایجاد سیستم‌های اطلاعاتی جامع راه‌های مختلفی وجود دارد. به عنوان مثال: مطالعه‌ی همه جانبه‌ی گردش اطلاعات و فرایند‌های کاری در سازمان و سپس طراحی بانکهای اطلاعاتی و نهایتا با برنامه نویسی، سیستم‌های مورد نیاز تولید می‌شوند. روند فوق بسیار زمانبر و هزینه بر است. اما با انتخاب بسته‌های نرم افزارهای ERP می‌توان راه میانبر را انتخاب کرد و از مزایای آن بهره مند شد. در این روش به جای برنامه نویسی و ایجاد سیستمهای اطلاعاتی که مخصوص یک سازمان خاص تولید می‌شود، از برنامه‌های استاندارد از پیش نوشته و آماده شده استفاده می‌شود. لازم به توضیح است که شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزار ERP استاندارد، برنامه‌های از پیش آماده را بر اساس بهترین تجارب انجام فرایندها در سطح جهان تولید می‌نمایند که از مزایای مهم به‌کارگیری ERP به‌شمار می‌رود.

مزیت مهم سیستم‌های ERP یکپارچه کردن فرایندهای سازمان است . اما نقطه تمایز ERP‌های استاندارد، تعریف فرایندهای کاری بر اساس بهترین روش کسب و کار در سطح جهان است که البته در صورت لزوم و بر اساس نیاز سازمان می‌توان فرایندهای مزبور را بومی سازی کرد و به جای به‌کارگیری بهترین روش انجام کار، روش موجود سازمان را پیاده کرد.

در ERPها برای حوزه‌های کاری مختلف سازمان (مانند: مالی،نیروی انسانی و…) برنامه‌های جداگانه‌ای آماده شده است که سازمان را قادر می‌کند با تشخیص نیازهای خود، قسمتی و یا تمام حوزه‌های کاری خود را تحت پوشش سیستم ERP قرار دهد.

پنج دلیل عمده استفاده از ERP در شرکت‌ها عبارتند از

• اطلاعات یک‌پارچه مالی: اگر مدیر اجرایی ارشد شرکت سعی داشته باشد از کارآیی مطلع شود، شاید با گفته‌های متفاوتی مواجه شود. واحد مالی مجموعه اعداد مربوط به خود را دارد و سایر واحدها نیز به همین ترتیب. ERP نسخه واحدی از واقعیت است و سئوال برانگیز نخواهد بود. زیرا همه از یک سیستم مشابه استفاده می‌کند.
• یک‌پارچگی اطلاعات سفارش مشتری: سیستم‌های ERP می‌توانند در جایی استقرار یابند که سفارش مشتری دریافت، سفارش وی تحویل و صورت حساب صادر شود. اگر این اطلاعات دریک سیستم نرم‌افزاری نگه‌داری شود، شرکت می‌تواند به سادگی سفارشات، ساخت، موجودی و عرضه را هم‌زمان ردیابی کند.
• استانداردسازی و سرعت‌دهی به فرایندهای ساخت: شرکت‌های سازنده به ویژه آن‌هایی که از ادغام چند شرکت به وجود آمده‌اند، چندین واحد کسب و کار دارند که ممکن است از روش‌ها و سیستم‌های کامپیوتری متفاوتی استفاده کنند. سیستم‌های ERP با بهره‌گیری از روش‌های استاندارد، برای اتومات‌سازی بعضی از گام‌های فرایند ساخت به کار می‌روند. استانداردسازی این فرایندها و استفاده از یک سیستم کامپیوتری یک‌پارچه می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شود و بهره‌وری را افزایش دهد.
• کاهش موجودی: ERP به جریان روان‌تر فرایند ساخت کمک می‌کند و رویت‌پذیری فرایند سفارش را در شرکت بهبود می‌بخشد.

استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی: منابع انسانی، به ویژه درشرکت‌هایی که چندین واحد کسب و کار دارند، ممکن است یک روش ساده و یک‌پارچه برای ردیابی زمان کارمندان و برقراری ارتباط با ایشان در زمینه‌ی خدمات نداشته باشد. ERP می‌تواند در این مورد کمک کند. 

چرا سازمان‌ها به ERP نیاز دارند؟

شاید دلایل متعددی درباره ضرورت استقرار سیستم ERP در سازمان‌ها باشد ، لیکن در اینجا اعم آن ارائه می‌شود. به عنوان مثال بقای سازمان‌ها وابسته به کسب موفقیت در فضای رقابتی است و در بازارهای رقابتی امروز ، طول عمر مزایای رقابتی سازمان‌ها کاهش یافته است و به سرعت می‌بایست روندها را در جهت به‌دست آوردن مزایای جدید رقابتی بهینه‌سازی کرد. برای افزایش کارآیی سازمان نیز، احتیاج به شناخت و برنامه‌ریزی روندها در تمام ابعاد سازمان ضروری است و نیاز به امکاناتی از قبیل قیمت تمام شده و هزینه‌یابی ، برنامه‌ریزی و شبیه‌سازی خرید ، برنامه‌ریزی و شبیه‌سازی تولید ، برنامه‌ریزی منابع انسانی ، برنامه‌ریزی منابع مالی ، به صورت توأم ، مطرح می‌شود . برای این منظور ابزاری لازم است که در هر لحظه توانایی تجمیع سریع اطلاعات از همه ابعاد سازمان و مدل سازی دقیق براساس شرایط کل سازمان را داشته باشد.

زمان لازم برای پیاده‌سازی ERP

زمان لازم برای پیاده‌سازی ERP یک تابع نمایی از حوزه فرآیندها و اندازه سازمان است.

هزینه‌ی استقرار ERP

همان‌طور که در نمودار مشاهده می‌شود اگر هزینه‌ی کل استقرار A واحد باشد،60% آن هزینه‌ی پیاده‌سازی، 20% هزینه ایجاد زیر ساخت‌های لازم و 20% هزینه‌ی نرم‌افزار است.

کارکردهای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان

به‌طور کلی‌ نمی‌توان‌ استاندارد ویژه‌ای‌ برای‌ کارکردهای یک‌ نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه‌ داد؛ چرا که‌ اغلب‌ به‌طور خاص‌ برای‌ هر سازمان‌ تهیه‌ می‌شوند و حتی‌ در صورتی‌ که‌ به‌فروش‌ برسند، نیاز به‌ تغییر و هماهنگ‌سازی‌ با موسسه‌ و کسب‌ و کار ویژه‌ آن‌ دارند. از این رو، ممکن‌ است‌ بعضی‌ از نرم‌افزارها که‌ به‌عنوان‌ بهترین‌ گزینه‌ برای‌ برخی‌ موسسه‌ها استفاده‌ می‌شوند، تنها بعضی‌ از کارکردهای مطرح‌ شده را در برداشته‌ باشند و یا اینکه‌ برخی‌ با داشتن‌ تمامی‌ کارکردهای مطرح، باز هم‌ در پاسخگویی‌ و برآورده‌ ساختن‌ نیازهای‌ یک ‌موسسه ‌ناتوان ‌باشند‌. با این‌ حال، عمده‌ کارکردهای‌ برنامه‌ریزی منابع سازمان را می‌توان‌ به‌ شرح‌ زیر دسته‌‌بندی‌ کرد:

1 – توزیع‌ و فروش

کارکردهای‌ توزیع‌ و فروش‌ به‌ دو گروه‌ کلی‌ زیر تقسیم‌ می‌شوند:

الف‌ – اتوماسیون‌ نیروی‌ فروش‌: کارکردهایی‌ را برای‌ انجام‌ فرایندهای‌ فروش‌ – مانند مدیریت‌ قرارداد، پیش‌بینی‌ فروش‌ و مدیریت‌ سفارش-‌ در اختیار سازمان‌ قرار می‌دهد تا با ارائه‌ دسترسی‌ بی‌درنگ‌ به‌ اطلاعات‌ فروش، وظایفی‌ چون‌ ورود سفارش، تحویل‌ و صدور صورتحساب‌ و…، همگی‌ بهبود یابند. ب‌ – مدیریت‌ ارتباط‌ با مشتری‌: ارتباطات‌ میان‌ مشتری‌ و شرکت‌ را، شامل‌ انتخاب‌ محصول، خرید، دریافت‌ شکایات، خدمات‌ پس‌ از فروش‌ و بازاریابی،‌ به‌سوی‌ یک‌ سیستم‌ تحت مدیریت سوق می‌دهد.

2 – برنامه‌ریزی‌ تولید

این‌ بخش از نرم‌افزار با کاهش‌ دوره‌های‌ برنامه‌ریزی، ارائه‌ اطلاعات‌ به‌روز و افزایش‌ بهره‌وری‌ فرایندهای‌ کاری، قابلیت‌ تحویل‌ سریع‌ را برای‌ موسسه‌ فراهم‌ می‌کند. چنین‌ شیوه‌ای‌ قابلیت‌ به‌کارگیری‌ در صنایع‌ مختلف‌ را داراست. یکپارچه‌سازی‌ بخش‌ پشتیبانی‌ فروش‌ با سایر بخش‌های‌ زنجیره‌ تامین، این‌ اطمینان‌ را ایجاد می‌کند که‌ کلیه‌ تبادلات‌ مربوط‌ به‌ فرایند پشتیبانی‌ – از تدارک‌ مواد و انبارداری‌ تا فروش‌ و توزیع‌ – به‌شکلی‌ بهینه‌ تنظیم‌ شوند.

3 – تهیه‌ و تدارک‌ مواد

بخش‌ پشتیبانی‌ تدارک‌ که‌ بعضاً‌ با عناوین‌ مدیریت‌ مواد یا مدیریت‌ انبار یا حتی‌ مدیریت‌ زنجیره‌ تامین‌ نیز شناخته‌ می‌شود، دامنه‌ای‌ وسیع‌ از توابع‌ یک‌پارچه را در اختیار دارد که‌ سبب‌ بهینه‌سازی‌ خرید، مدیریت‌ موجودی‌ و عملیات‌ انبار می‌شوند. سطح‌ بالای‌ اتوماسیون‌ در این‌ بخش، انجام‌ فعالیت‌های‌ زمانبری‌ همچون‌ تعیین‌ منبع‌ بهینه‌ تامین، تحلیل‌ و محاسبه‌ قیمت‌ خرده‌فروش‌ها، صدور سفارشهای‌ خرید، مدیریت‌ فرایند واگذاری‌ اختیار برای‌ تقاضاهای‌ خرید و پردازش‌ صورتحساب‌ پرداخت‌ را بسیار ساده‌تر می‌کند.

4 – مدیریت‌ سازمان‌ و منابع‌ انسانی

‌این‌ نوع‌ کارکرد در برگیرنده‌ توابعی‌ نظیر مدیریت‌ کارکنان، پردازش‌ وقایع‌ تجاری، پردازش‌ مدیریت‌ سازمان، پردازش‌ پرداخت‌ و مدیریت‌ حقوق‌ و دستمزد است. برنامه‌های‌ کاربردی‌ گوناگونی‌ در این‌ بخش، برای‌ تسهیل‌ وظایفی‌ چون‌ استخدام، برنامه‌ریزی‌ توسعه‌ کارکنان‌ و ایجاد مشخصه‌های‌ شغل‌ و سیاهه‌های‌ تایید صلاحیت، طراحی‌ می‌شوند.

برنامه‌ریزی‌ و کنترل‌ تجاری: این‌ بخش‌ در برگیرنده‌ کارکردهای‌ کنترل‌ ‌هزینه، تحلیل‌ سودآوری، حسابداری‌ مرکز سود و مدیریت‌ هزینه‌‌ است. ‌بسته‌ به‌ نوع‌ موسسه، کنترل‌ هزینه‌ محصول‌ شامل‌ دو فرایند هزینه‌یابی‌ سفارش‌ محصول‌ و کنترل‌ موجودی‌ هزینه‌ است. هزینه‌یابی‌ محصول، دربردارنده‌ تخمین‌ هزینه‌های‌ مواد یا هزینه‌های‌ موجودی، پیش‌ از به‌جریان‌ افتادن‌ یک‌ سفارش‌ ساخت‌ است. این‌ بخش‌ کاربردی، ابزاری‌ برای‌ برنامه‌ریزی‌ هزینه‌ها و تعیین‌ قیمتهاست‌ که‌ هزینه‌ کالاهای‌ تولیدی‌ و نیز کالاهای‌ فروخته‌ شده‌ را برای‌ هر محصول‌ محاسبه‌ می‌کند.

جایگاه ERP در لایه‌های نرم افزاری و سیستم‌های اطلاعاتی

ERPها برپایه استفاده از سیستم‌های مدیریت پایگاه داده‌ای رابطه‌ای، (RDBMS=relational database management systems) طراحی شده اند. این بدین معنی است که برای استفاده از ERP باید تمامی ساختارهای اطلاعاتی سازمان تعریف شده باشد و هیچ خلاء اطلاعاتی در لایه‌های‌ سیستم پردازش مبادلات سازمان وجود نداشته باشد. و علاوه بر آن پیوستگی اطلاعات نیز وجود داشته باشد، یعنی اینکه کلیه بخش‌های اطلاعاتی ERP باید تدارک دیده شود. در آن صورت می‌توان گفت ERP جزء نرم‌افزارهای پایه برای تجارت الکترونیک است. خلاصه اینکه پایه و اساس سیستم‌های درون سازمانی، RDBMS‌ها هستند و ERPها مجموعه فرایندهای سازمانی هستند که بر اساس RDBMS‌ها تهیه وتنظیم شده اند و از آنجا که این فرایند‌ها تقریبا در سازمان‌ها و صنایع مشابه به صورت استاندارد و یکسان هستند، پس کمک بسزایی برای رسیدن این سازمان‌ها به سیستم‌های برون سازمانی SCM و CRM می‌کنند.

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان

ERP را باید جدیدترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست و مبنای کارکرد آن‌ را تفکر فرایندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای، توجه و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان عنوان کرد. ERP می‌کوشد تا تمام فرایندهای سازمان به صورت یک‌پارچه و با نگرش فرایندی با هم مرتبط باشند.

ERP علاوه بر یک‌پارچگی، گزینه‌های برتر را نشان می‌دهد، به همین دلیل غول‌های نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم‌افزاری وارد سازمان می‌شود.

سیستم ERP به صورت کامل سطوح مختلف سیستمی سازمان را پوشش می‌دهد. به این صورت که هسته مرکزی، پوشش دهنده سطوح سیستم پردازش مبادلات و سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت است و ابزار‌های تحلیل و تجزیه تجاری پوشش دهنده سطوح سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم و سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت اجرایی در سازمان هستند. البته لازم به ذکر است که این تقسیم‌بندی چندان شفاف نبوده و مرز مشخصی بین این سطوح و دو بخش اصلی ERP قابل ترسیم نیست و هم‌پوشانی‌هایی در این بین وجود دارد.

توسعه‌ی سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان

توسعه‌ی اینترنتی تاثیر عظیمی بر جنبه‌های مختلف فناوری اطلاعات و از جمله سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان گذاشته است. بنابراین سیستم‌های ERP بیشتر مبتنی بر اینترنت شده‌اند. در چنین محیطی (اینترنت) که دسترسی به منابع سیستمی از هر جا و در هر زمان امکان‌پذیر است، فروشندگان ERP نیز توانسته‌اند سیستم‌های ERP خود را توسعه دهند و با بخش‌های کسب و کار جدید از جمله مدیریت زنجیره تامین ، مدیریت ارتباط با مشتری ، اتوماسیون نیروی فروش، برنامه‌ریزی و زمان بندی پیشرفته هوش کسب و کار و قابلیتهای کسب و کار الکترونیک یک‌پارچه کنند.

راه حل‌های مبتنی بر اینترنت سبب شده است که رضایت مشتریان فرصت‌های فروش و بازاریابی افزایش و روش‌های پرداخت بهبود یابد. شکل بالا مفهوم سیستم‌های ERP توسعه یافته را نشان می‌دهد.

نقش IT در شکست اغلب پروژه‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان

در ساده‌ترین سطح، ERP مجموعه‌ای از بهترین عملیات برای انجام وظایف مختلف در سازمان است که این وظایف مثلا شامل مالی، تولید، انبار است. برای اینکه از نرم‌افزار چیز بیشتری به دست آورید، باید افراد داخل سازمان خود را متقاعد به انطباق با روش‌های کاری نرم‌افزار کنید. اگر افراد در بخش‌های مختلف (که از ERP استفاده خواهند کرد) قبول نداشته باشند که روش‌های کاری که داخل نرم‌افزار گنجانده شده، بهتر از روش‌های مرسوم و جاری است، در استفاده از نرم‌افزار مقاومت می‌کنند و بخش فناوری اطلاعات را مجبور به تغییر نرم‌افزار به منظور تطبیق با فعالیت‌های مرسوم و جاری خواهند کرد. این‌جاست که پروژه‌های ERP دچار شکست می‌شوند و جنگ‌های درون سازمانی پیرامون نحوه نصب نرم‌افزار شیوع پیدا می‌کند. بخش IT درگیر تلاش‌های گران‌قیمت و طولانی برای سفارشی‌سازی نرم‌افزار می‌شود تا خواسته‌های افراد قدرتمند تجاری را برآورده سازد. این سفارشی‌سازی‌ها ماهیت اصلی نرم‌افزار را ناپایدار می‌کنند و نگه‌داری آن را نیز بعد از شروع به کار آن مشکل می‌سازند. اما واحد IT بخوبی و بسرعت می‌تواند اشکالات را در بیشتر موارد حل کند و به علاوه تعداد کمی از شرکتهای بزرگ می‌توانند از سفارشی‌سازی ERP امتناع کنند. هر فعالیت تجاری متفاوت و مجبور به داشتن روش‌های خاص خود است که این روش‌ها را فروشنده به هنگام ایجاد نرم‌افزارش در نظر نگرفته است. اشتباهی که شرکت‌ها می‌کنند این است که فکر می‌کنند عوض کردن عادات افرادشان از سفارشی‌سازی نرم‌افزار ساده‌تر است، در صورتی که چنین نیست. مجبور کردن افراد به استفاده از نرم‌افزار برای بهبود روش‌های کاری‌شان چالش بسیار مشکل‌تری است. اگر شرکت شما نسبت به تغییرات مقاوم باشد، آنگاه در پروژه ERP شما بیشتر احتمال شکست وجود دارد.

پیاده‌سازی ERP

انواع روش‌های پیاده‌سازی ERP

با توجه به این که دامنه و وسعت سازمان‌ها با یکدیگر فرق می‌کند و توان انجام تغییرات در آن‌ها یکسان نیست ، روش‌های متفاوتی برای نصب و استفاده از سیستم‌های ERP مطرح می‌شوند که انتخاب هر یک از آن‌ها به مدیریت ریسک و سایر عوامل مرتبط با سازمان بستگی دارد.

1 – انفجاری یا یکباره

در این روش تمام بخش‌های عملیاتی سازمان به یک‌باره با پکیج‌های ERP مکانیزه می‌شوند و تمام بخش‌های سازمان تحت تأثیر تغییرات ناشی از استقرار سیستم جدید خواهند بود. سازمان برای پیاده‌سازی سیستم ، یک طرح جامع ایجاد می‌کند. بدین ترتیب نصب و به‌کارگیری تمامی قسمت‌های سیستم به طور همزمان در تمامی واحدهای سازمان آغاز می‌شود. در صورتی که این روش به خوبی اجرا گردد می‌تواند هزینه‌های یکپارچه سازی را کاهش بخشد. این روش در مورد سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان اولیه به‌کار گرفته می‌شود. اما امروزه کمتر مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما باید دانست که سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان بسیار فراتر از یک سیستم اطلاعاتی سنتی است . این سیستم تنها باعث اتوماسیون فرآیندهای سازمان نمی‌شود، بلکه بسیاری از فرآیندهای سازمان در این بین نیز تغییر می‌کند.

2 – استراتژی انتخابی

در این روش بعضی از بخش‌های مستقل سیستم که برای سازمان دارای اهمیت بیشتری بوده و دارای داده‌های مشترک هستند به طور انتخابی با پکیج‌های ERP مکانیزه می‌شوند و به مرور سایر پکیج‌های مرتبط و مورد نیاز اضافه می‌شوند. بدین ترتیب در هر زمان تنها یکی از واحدهای سازمان درگیر پیاده‌سازی خواهند بود. این روش برای سازمان‌هایی که کمتر صاحب فرآیندهایی هستند که از مرزهای واحد سازمانی فراتر رفته و بیش از یک واحد سازمانی را درگیر می‌کنند ، مناسب تر است. ابتدا هر یک از قسمت‌های سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی به طور جداگانه در واحدهای سازمانی پیاده‌سازی می‌شوند و یکپارچه‌سازی آن‌ها در گام بعدی صورت می‌گیرد. این امر باعث می‌شود که هر یک از واحدهای سازمانی پایگاه داده خاص خود را دارا باشند. در عمل این روش بیش از سایر روش‌ها به‌کار گرفته شده است. پیاده‌سازی قسمت به قسمت، ریسک نصب، تنظیم و به‌کارگیری سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان را با محدود ساختن حوزه پیاده‌سازی کاهش می‌دهد.

3 – روش فرآیندی

در این روش پروسه‌های شرکت از نو طراحی شده و مهندسی مجدد در مورد آن اعمال می‌شود. این روش غالباً در شرکت‌های کوچک تجاری به کار می‌رود. در این روش پیاده‌سازی، بر روی تعدادی از فرآیندهای کلیدی که معدودی از واحدهای سازمانی را در بر می‌گیرند تمرکز صورت می‌گیرد. بدین ترتیب نسخه‌های اولیه سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان ، تنها از عملیات مربوط به فرآیند پوشش داده شده پیشنهاد می‌کنند. اما در نهایت مجموعه فرآیندها تمامی عملیات سازمانی را در برخواهند گرفت.

البته هر یک از روش‌های فوق دارای مزایا و معایبی هستند که بسته به نوع سازمان و ریسک پذیری مدیریت عالی روش مناسب انتخاب می‌شود.

فازهای عملیاتی استقرار سیستم ERP

1 – فاز صدور اجاره نامه

شامل تصمیم‌گیری و تضمین اعتبار و انتخاب ERP. در این مرحله پکیج‌های ERP، مدیر پروژه و بودجه و زمان بندی اجرای پروژه مشخص می‌شوند. افراد فعال در این فاز عبارتند از :

• فروشندگان
• مشاوران
• مدیران ارشد سازمان
• متخصصین IT

2 – فاز پروژه

شامل فعالیت‌های لازم برای آماده سازی و منطبق نمودن پکیج‌های ERP با نیازهای سازمان و اجرای واقعی آن. به عبارت دیگر انجام تنظیمات مربوط به نرم افزار، یکپارچه سازی سیستم ، تبدیل داده‌ها و آموزش انجام می‌شوند. افراد فعال در فاز عبارتند از :

• مدیر پروژه
• اعضای تیم پروژه
• متخصصین IT (درون سازمانی)
• فروشندگان سیستم و مشاوران

3 – فاز فروریختگی

پس از استقرار ERP سازمان وارد یک مرحله رکود کارها می‌گردد و تا زمانی که عملیات نرمال نشود ، در این مرحله باقی می‌ماند. در این فاز خطاها شناسایی شده و برطرف می‌شوند کارایی سیستم صورت گرفته و آموزش‌های لازم تکرار می‌شوند و در صورت لزوم از پرسنل کارآمد به جای پرسنل غیر کارآمد به طور موقت استفاده می‌شود. افراد فعال در این فاز عبارتند از :

• مدیر پروژه
• مدیران اجرایی
• کاربران نهایی

4 – فاز حرکت به سوی جلو

ادامه‌ی عملیات تا جایی که سیستم قدیمی با سیستم جدید به طور کامل جایگزین شده و ثابت شود که سرمایه‌گذاری انجام شده توسط سازمان قابل برگشت خواهد بود. همچنین توسعه کسب و کار و افزایش مهارت‌ها و پیاده‌سازی تکمیلی انجام می‌شوند. افراد فعال در این فاز عبارتند از :

• مدیران اجرایی
• کاربران نهایی
• پرسنل پشتیبان IT و در بعضی مواقع فروشندگان و مشاوران

مقایسه سیستم‌های ERP با سیستم‌های اطلاعاتی متعارف IS

1. سیستم‌های ERP به صورت بسته‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که سیستم‌های IS ممکن است چنین نباشند.
2. بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده ، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.
3. بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای Business Process هستند و نه Business Function و این مهمترین تفاوت آن‌ها با IS به حساب می‌آید . Business Function شیوه گردش و انجام فرآیند پردازش اطلاعات درون یک سازمان (وضعیت فعلی) را توضیح می‌دهد در حالی که Business Process روند اصولی و منطقی حاکم بر یک پردازش را مشخص می‌کند.
4. ERP فقط از یک مرکز داده ها استفاده می‌کند در حالی که سیستم‌های IS هر کدام ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.
5. محیط اجرا و توسعه پکیج‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در سیستم‌های IS متعارف هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

مزایای ERP

• کاهش هزینه‌های انبار (نگهداری، حمل و نقل) ، سفارشها ، تولید و ناشی از توقف خط تولید ، عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی
• کاهش حجم تامین مالی مورد نیاز برای سرمایه‌گذاری در تجهیزات و ماشین آلات ، کارخانه و زمین
• کاهش هزینه ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدها ی سازمان و ایجاد یک پل ارتباطی بین شکاف‌های اطلاعاتی سازمان
• کاهش هزینه‌ها نهایتا به افزایش فروش و سهم بازار بیشتر سازمان منتهی می‌گردد.
• برقراری فرایند تولید منعطف و قابل تغییر ، کاهش زمان تکمیل و نهایی کردن محصول افزایش شفافیت و ردگیری فرایند تولید برای مشتری و قابلیت متناسب سازی برای مشتری و نهایتاً تطبیق بیشتر با نیازهای وی و بهبود ذهنیت جمعی درباره سازمان
• افزایش رضایتمندی مشتری در تمام فرایندهایی که وی با آن‌ها درگیر است، از لحظه سفارش تا دریافت و حمل ونقل محصول
• ERP به سیستم اطلاعات یکپارچه کمک می‌کند تا کلیه عملکردهای یک مؤسسه را پوشش دهد
• • ERP نه تنها در سراسر بخش‌های مختلف یک شرکت، بلکه در سراسر شرکتهایی که تحت یک مدیریت قرار دارند، سیستم‌های کاملاً یکپارچه فراهم می‌کند.لیکن نباید فراموش کرد کهERP صرفاً راه حلی است برای مدیریت بهتر پروژه.
• ERP امکان عرضه اجتناب ناپذیر جدیدترین فناوری‌ها را میسر می‌سازد، فناوری‌هایی از قبیل انتقال الکترونیکی نقدینگی (EFT) ، انتقال الکترونیکی داده‌ها (EDI) ، اینترنت، ویدئو کنفرانس، تجارت الکترونیکی و غیره .

ERP نه تنها پیش نیازهای فعلی یک شرکت را مورد بررسی قرار می‌دهد، بلکه ابزارهای هوشمندی از قبیل سیستم‌های پشتیبانی از تصمیمات(DSS) ، سیستم اطلاعات، اجرای سیستم‌های هشدار دهنده (روبات ها) و استخراج داده‌ها و ارائه گزارش‌ها و غیره فراهم می‌کند که کارکنان را قادر می‌سازد تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند و در نتیجه، فرآیندهای کسب و کار یک مؤسسه را بهبود بخشند.

معایب ERP

از نقطه نظر سازمان‌ها و موارد مربوط به تکنولوژی و جنبه‌های فرهنگی ، همانند هر محصول (نرم افزاری) دیگر دارای معایبی است که موارد زیر به طور خاص در سیستم‌های ERP مشاهده می‌شود:

• پیاده‌سازی آن مشکل است. (مشکل تبدیل Business Function به Business Process)
• خیلی گران است (ده‌ها میلیون دلار هزینه صرف می‌کند.)
• پیاده‌سازی آن زمان بر است و در بهترین حالت حدود 8 ماه بعد از پیاده‌سازی اثرات آن مشهود می‌گردد
• استفاده از سیستم‌های ERP یک تصمیم استراتژیک است و در حقیقت روی سرنوشت سازمان و موفقیت آن شرط بندی می‌شود.

در اینجا لازم است به آماری از شکست‌های ERP که توسط گروه تحقیقاتی Standish Group روی پیاده‌سازی ERP صورت گرفته اشاره شود :

35 درصد از پروژه‌های ERP متوقف می‌شوند؛ 55 درصد بیشتر از بودجه پیش‌بینی شده هزینه می‌کنند؛ کم‌تر از 10 درصد طبق زمان‌بندی قبلی و بودجه مصوب اجرا می‌شوند؛ هزینه‌های پروژه 178 درصد بیشتر از بودجه مصوب است؛ حدود 230 درصد طولانی تر از برنامه زمان بندی به طول می‌انجامد و بالاخره از لحاظ کارکردی در حدود 40 درصد هستند.

اجرای یک پروژه ERP چه مدت به طول خواهد انجامید؟

شرکت‌هایی که سیستم ERP را نصب می‌کنند، اوقات خوشی را سپری نخواهند کرد. بعضی فروشندگان سیستم ERP اظهار می‌کنند که راه‌اندازی سیستم سه یا شش ماه به طول خواهد انجامید. این زمان‌های کوتاه راه‌اندازی اغلب در شرایط خاصی قابل انجام هستند : شرکت کوچک بوده، یا پیاده‌سازی فقط محدود به بخش مالی مؤسسه بوده است. برای اجرای درست یک سیستم ERP نحوه اجرای کسب و کار و نحوه انجام کار افراد می‌بایست تغییر کند. و چنین تغییراتی نیز بدون دردسر امکان پذیر نخواهد بود. البته اگر روال اجرای کار در مؤسسه بطور شایسته‌ای در حال انجام باشد (سفارشات به موقع تحویل داده شوند، تولید شما بیش از سایر رقبا باشد، مشتریان بطور کامل از کار شما راضی باشند) ، دلیلی برای استفاده از ERP وجود نخواهد داشت. «نکته مهم اینست که نباید بر مدت زمان راه‌اندازی تمرکز کرد (انتقال از سیستم قبلی به سیستم جدید بطور معمول یک تا سه سال بطول خواهد انجامید) بلکه باید متقاعد شد که ERP به چه دلیل، مورد نیاز است و چگونه می‌تواند با عث بهبود کسب و کار شما شود.

اگر علاقه مند به کسب اطلاعات مفید در زمینه نرم افزارهای پخش مویرگی هستید، مقاله نکاتی در مورد نرم افزارهای پخش مویرگی را مطالعه بفرمایید.

منابع

1. اميني ، بهرام ، E.R.P ، نشريه فولاد ، شماره 106 
2. حسابرس ، سیستم برنامه ریزی منابع بنگاه ، حسابرس   
3. روش ، ERP آشوب یا پایداری کسب و کار ، ماهنامه مهندسی صنایع(روش) ، شماره 85   
4. زارع ، فخري ، در سازمانهاي فاقد سيستم ERP مديران در گدار تصميم گيري ، پول
5. عبدي ، حميد ، از حسابداري تا ERP ، صنعت هوشمند ، شماره 46 
6. كاوا رايانه ، آشنايي با سيستم هاي ERP ، علم الكترونيك و كامپيوتر  
7. شعری ، صابر، ERP و اثرات پیاده سازی آن در حوزه حسابداری ، دانشگاه علامه طباطبایی